Canal de Denuncias
El Canal de Denuncias es un sistema de comunicación de WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U., para que empleados, clientes, proveedores y terceras personas puedan comunicar cualquier acto que haya podido suceder en nuestra entidad y que pueda suponer una infracción, un delito o una vulneración de nuestros procedimientos internos.
El Canal de Denuncias supone una oportunidad de mejora para esta entidad, comprometida con la práctica de un comportamiento ético en todos los niveles de la organización. Por ello, le animamos a que si ha detectado alguna irregularidad nos lo comunique a través de este Canal.
Principios Generales
El Canal de Denuncias de WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U estará regido por los siguientes principios generales:
- Confidencialidad de las informaciones y anonimato
Las informaciones que se reciban a través de los canales facilitados a los informantes serán tratadas en todo caso de manera confidencial, salvo que existiera previsión legal para su divulgación por razón de una investigación o proceso judicial que así lo requiriera.
En todo caso, en el proceso de investigación se seguirán las previsiones de la normativa en materia de protección de datos, especialmente en lo referente a la identidad del informante o cualquier otra información relacionada con datos personales.
Asimismo, cualquier dato de carácter personal que no fuera necesario para la efectiva investigación y tramitación de las denuncias no será recopilada y, en su caso, se eliminará sin dilación indebida en caso de que fueran recopilados por accidente.
Por otro lado, la plataforma de WOFFU permite la presentación de denuncias de manera anónima en caso de que el informante así lo eligiera.
- Prohibición de represalias y medidas de protección a las personas afectadas
En todo caso, ningún directivo o empleado a instancia de WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U podrá tomar represalias contra el informante, ni permitir a ninguna otra persona que las tome o intente tomarlas directa o indirectamente, contra ninguna persona que de buena fe formule una denuncia a través del Canal de Denuncias. Es decir, las personas que denuncien posibles infracciones tendrán derecho a protección siempre que tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes.
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en el Procedimiento de Canal de Denuncias (en adelante, el “Procedimiento”).
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, sólo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública. Se exceptúa el supuesto en que dicha acción u omisión pueda justificarse objetivamente en atención a una finalidad legítima y que los medios para alcanzar dicha finalidad sean necesarios y adecuados.
A los efectos del artículo 36.3 de la Ley 2/2023, se consideran represalias:
– Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
– Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
– Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
– Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
– Denegación o anulación de una licencia o permiso.
– Denegación de formación.
– Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
El informante que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación una vez transcurrido el plazo de dos (2) años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el periodo de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados.
- Independencia y conflictos de interés
En la tramitación del procedimiento se evitará en todo momento cualquier situación que pueda suponer un potencial conflicto de interés, garantizando así la independencia e imparcialidad del responsable del Canal de Denuncias, así como de cualquier persona dentro del personal que pudiera intervenir en él.
En el Procedimiento, el cual complementa a la presente Política, se establecerán las distintas medidas y controles que permitan asegurar de forma efectiva lo anterior.
- Derecho de información y protección del denunciado
La persona acusada en la denuncia interpuesta deberá ser informada por el Responsable del Canal de Denuncias de las acciones u omisiones que se le atribuyen. Esta comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
Durante la tramitación del expediente las personas investigadas en la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y de acceso al expediente, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservando la identidad del denunciante y garantizando la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
En particular, se informará a la persona investigada, al menos, de lo siguiente:
– la persona o personas encargadas de la investigación;
– los hechos de los que se le acusa;
– los departamentos y servicios afectados y que podrían conocer el asunto dentro de WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U. en función de la evolución de la investigación;
– del tratamiento que se va a dar a sus datos de conformidad con el artículo 14 del RGPD1, con identificación del responsable de dicho tratamiento, la fuente de obtención de la información, la tipología de datos tratados y la finalidad y legitimación del tratamiento (en este caso la propia investigación) y la adopción de las medidas que sean necesarias, así como del periodo de conservación de la información y posibles comunicaciones a terceros;
– sus derechos en materia de protección de datos (acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento y portabilidad);
– la posibilidad que tiene de solicitar ser asistido por un abogado durante el proceso de investigación interna; y
– la posibilidad de acudir a canales externos de comunicación de denuncias ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea. En concreto, el denunciante podrá acudir al canal externo facilitado a tal efecto de la AIPI. El cauce dado a las denuncias presentadas a través de este canal será el contenido en los artículos 16 y siguientes de la Ley 2/2023.
El momento en el que se informe a la persona investigada variará según las circunstancias de cada caso. Se procurará informar a la persona investigada tan pronto como sea posible, pero siempre persiguiendo el objetivo de conservar las pruebas evitando su alteración o destrucción por parte del denunciado.
En los casos en los que el Responsable del Canal de Denuncias considere que existe el riesgo de que la persona investigada pueda alterar o destruir pruebas relacionadas con los hechos denunciados, o bien la información al denunciante pueda suponer una obstaculización de los logros de la eventual investigación, de conformidad con las excepciones del artículo 14.5 RGPD, y siempre a criterio del Responsable del Canal de Denuncias, podrán evitar comunicar dicha información al denunciante hasta el momento del trámite de audiencia.
1Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE
- Derechos de acceso y rectificación del denunciante
De acuerdo con lo exigido por el RGPD, el denunciante podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento y portabilidad obtenidos a través de este canal de denuncias poniéndose en contacto con el responsable de seguridad, a través de la siguiente dirección: [email protected] Asimismo, en el caso que se entiendan vulnerados los derechos de protección de datos, se podrá presentar cualquier reclamación ante el delegado de Protección de Datos de finReg o bien ante la Agencia Española de Protección de Datos, AEPD, www.aepd.es.
- Tratamiento de datos de carácter personal.
– Identidad del responsable del tratamiento
Los datos personales que pueden llegar a tratarse en el curso de una investigación dentro del Procedimiento de gestión del Canal de Denuncias son responsabilidad de WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U, una sociedad con domicilio en c/Paseo de la Castellana 110, 4 planta 28046 Madrid, inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, al tomo 43.333, folio 83, hoja M-765.532, y con CIF A-58.373.812, e inscrita en el Registro de Sociedades Gestoras de Instituciones de Inversión Colectiva de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (“CNMV”) con el número 78
– Delegado de Protección de Datos
WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U es la responsable del tratamiento de sus datos y cuenta con un Delegado de Protección de Datos, con quien podrá contactar ante cualquier duda relacionada con el tratamiento de sus datos en la dirección [email protected].
– Tratamiento de datos personales
En el marco del proceso de tramitación e investigación de las denuncias, WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U. recabará los siguientes datos personales:
– Nombre y datos de contacto del informante, en caso de que se trate de una denuncia no anónima. El informante puede también identificarse voluntariamente en un momento posterior a la interposición de la denuncia o aportar en un momento posterior del proceso documentación o información adicional.
– Información facilitada tanto en el momento de la denuncia como durante toda la tramitación del expediente. Esta información contendrá una descripción precisa y circunstanciada de los hechos denunciados, la fecha aproximada de la acción irregular, el área afectada y su posible impacto, así como evidencias precisas que soporten la denuncia.
– Nombre y otros datos personales de las personas que menciona la denuncia (supuesto infractor, posibles testigos y otros), si proporciona dicha información (es decir, descripción de las funciones y datos de contacto y participación o rol respecto a los hechos denunciados).
Dependiendo de los hechos que se denuncien, WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U podrá llegar a acceder a:
(i) Toda la información facilitada por parte del informante (incluso de entrevistas si fuera necesario);
(ii) Información facilitada por terceros como: testigos, familiares, el denunciado, peritos, fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado, terceros externos como investigadores o consultores especializados;
(iii) Todos los documentos facilitados o relacionados con el hecho denunciado; y
(iv) A los recursos de tecnologías de la información asignados al informante y denunciado, incluyendo, con carácter no limitativo, su correo corporativo, así como cualesquiera otros recursos informáticos suministrados por WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U.
En todo momento, sólo se tratan los datos personales que sean estrictamente necesarios para los fines de gestionar, tramitar e investigar las denuncias relativas a la comisión de irregularidades, a fin de llevar a cabo las actuaciones necesarias para la investigación de los hechos denunciados, incluidas, en su caso, adopción de las medidas disciplinarias o legales que correspondan.
- Finalidad del tratamiento
La finalidad del tratamiento de datos personales del Canal de Denuncias es la de gestionar la comunicación de una conducta irregular a través de este canal cuando el informante haya informado sobre sospechas de conductas irregulares, actos ilícitos o incumplimientos normativos. WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U pondrá a disposición de los usuarios que sean empleados, proveedores o cualquier tercero con interés legítimo la posibilidad de denunciar a través del Canal de Denuncias cualquier conducta que pudiera resultar irregular, así como cualesquiera actos ilícitos o incumplimientos normativos.
Los datos personales no serán utilizados para una finalidad distinta de la indicada.
- Legitimación del tratamiento
El tratamiento de los datos personales que se realice en el marco de la gestión e investigación de denuncias recibidas se realiza sobre la base del artículo 6.1.c) del RGPD (en cumplimiento de una obligación legal) o en virtud del artículo 6.1.e) del RGPD (en cumplimiento del interés público). Adicionalmente, el tratamiento de categorías especiales de datos que se produzca en el marco del Canal de Denuncias queda amparado por la excepción del artículo 9.2.g) del RGPD (razones de interés público esencial).
La normativa aplicable en España establece la obligatoriedad de establecer canales de comunicación y reconocen en estos una excelente herramienta para la prevención de delitos de forma eficaz, incluyendo como destinatarios a la totalidad de sujetos de la empresa (empleados, directivos, etc.) como parte del control interno de esta en materia de gestión de riesgos. En particular:
– La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
– El Código Penal establece en su artículo 31 bis 2. 4º la “obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y la observancia del modelo de prevención.” De manera implícita, las empresas deben proporcionar un canal a través del cual se pueda enviar la información.
– La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo establece en su artículo 26.bis la obligación de los sujetos obligados a establecer procedimientos para que sus empleados, directivos o agentes puedan comunicar, incluso anónimamente, información relevante sobre posibles incumplimientos de esa ley, su normativa de desarrollo o las políticas y procedimientos implantados.
- Conservación de los registros
Todas las denuncias y consultas que se reciban por el Canal de Denuncias, las contestaciones que se den a la persona denunciante, toda la documentación que se genere en la investigación, entrevistas, etc. serán conservados en el libro-registro de finReg de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales y durante el tiempo estrictamente necesario a los efectos de desarrollar la investigación o para aplicar las medidas oportunas a los efectos de defender los intereses de finReg. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez (10) años.
Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el Canal de Denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo.
Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano al que corresponda para la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio Canal de denuncias.
- Canales disponibles para la presentación de denuncias
Para presentar una información ante un organismo del sector público o empresa del sector privado, deberá realizarlo a través del canal interno de información del organismo o de la empresa, y será el modo o cauce preferente.
WELCOME ASSET MANAGEMENT SGIIC, S.A.U dispone de los siguientes medios a través de los cuales podrán comunicarse los hechos y conductas denunciables anteriores:
– Correo postal a la atención del responsable del canal de denuncias en la siguiente dirección (canal anónimo): Paseo de la Castellana 110, 4 planta 28046 MADRID
– Dirección de correo electrónico: [email protected]
– Formulario través del siguiente enlace (canal anónimo): Canal seguro
Si considera que puede tener represalias o no ser atendida su información adecuadamente, puede presentar la información ante los canales externos de las entidades públicas competentes.
Existen distintos canales externos a los que pueden acudir los trabajadores para informar de irregularidades de las previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023. Sin embargo, la protección prevista en dicha norma solo tiene lugar cuando se acude a los canales internos de los organismos o entidades o a los canales externos previstos expresamente en la Ley.
La Ley 2/2023 establece en su artículo 35.4 que las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en esta ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.
De forma particular, existen canales específicos en ámbitos concretos previstos en la parte II del anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019. Entre ellos se pueden citar:
- Servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
Además, junto a la Autoridad estatal, existen autoridades autonómicas a las que se han atribuido competencias para actuar como canales externos en su ámbito territorial.
Llegado el caso, también podrían acudir ante el canal externo de la AIPI
